Guía para integrar Twitter en un evento

Twitter se ha convertido en una de las herramientas imprescindibles para conseguir una repercusión de un evento. Una herramienta que permite anunciar con antelación el evento, despertar el interés del público e interactuar con ellos de forma directa y a tiempo real. Te ofrecemos una guía básica para que integres Twitter en un evento de forma eficaz.

¿Por qué usar Twitter?

Twitter es un canal de comunicación perfecto para la promoción del evento. Anunciar con antelación la celebración de este acontecimiento va a permitir aumentar el interés y la participación en el mismo. El uso de Twitter en eventos de forma proactiva va a contribuir a generar mayor expectación previa a su celebración; captar seguidores (lo que se traduce en posibles asistentes al evento); promoción y viralización; favorecer el networking, y medir la repercusión online del evento.

De cara al evento, es importante organizar y planificar una estrategia de comunicación de Twitter, basado principalmente en el antes, durante y después del evento.

Antes del evento: crear un perfil y un hashtag propio

Si la empresa o marca organizadora del evento tiene una presencia relevante en Twitter, es más recomendable canalizar la comunicación del evento a través de dicho perfil y crear un hashtag propio del acontecimiento. Sin embargo, si el organizador no tiene presencia en Twitter, conviene configurar un perfil y posicionarlo en el entorno online: creando una comunidad afín, a través de la captación de seguidores y de una cierta actividad de comunicación continuada, más allá del evento en sí.

Todo evento que se quiera comunicar a través de Twitter debe contar con un hashtag único, corto y fácil de recordar. Lo mejor es un hashtag basado en el nombre del evento que en un eslogan. Las siglas o nombres del evento, seguidas del año es lo más recomendado.

Para favorecer la promoción del hashtag, y por tanto, del evento, es fundamental dar la máxima visibilidad en la red social. Para ello, el hashtag deberá aparecer en la bio de la cuenta de Twitter, en la web del evento y de la empresa organizadora, notas de prensa, etc. Es muy recomendado, la realización de una acción publicitaria a través de tweets promocionados. Utiliza el hashtag en todos los tuits que se realicen sobre el evento, así como la difusión entre patrocinadores e ‘influencers’.

Potencia el uso de Twitter durante el evento

El hashtag será clave durante el desarrollo del evento. Es importante no sólo recordar el hashtag en el programa o folleto, sino también poner junto al nombre de los ponentes, sus Twitter personales, lo que favorecerá una mayor interacción del público. Otra opción son las pantallas que se colocan en el acto, donde se proyectará el hashtag del evento o los tuits del público a tiempo real (tanto asistentes como online).

Es importante tener la precaución de no proyectar los tuits durante una ponencia, desviará la atención de los asistentes. Utiliza el momento de ruegos y preguntas, para que el público interactúe, en los momentos de descanso, o en aquellos momentos concretos en los que se solicite por parte del presentador o ponentes.

Crea contenido desde los perfiles organizadores

Es recomendable contar con un buen profesional de redes sociales para tuitear en tiempo real sobre el evento, informar sobre las ponencias, sus horarios, o cualquier contrariedad o modificación que se pueda producir a ultima hora. El community manager se encargará de contar en 140 caracteres todo lo que allí esta pasando: declaraciones de los ponentes, subir fotografías o vídeos del acto, así como dar respuesta rápida y efectiva a los comentarios o cuestiones que puedan plantear los seguidores, antes, durante e incuso después del evento.

Es importante tener en cuenta que la retransmisión online del evento también es llevada a cabo por los propios asistentes, ya que contar a tiempo real, en forma de tuits, lo que allí está ocurriendo, es un canal seguro para captar nuevos seguidores y fomentar una mayor presencia online.

Tweet Binder: la importancia de monitorizar el evento

El seguimiento del hashtag y de las cuentas de Twitter relacionadas con el evento, te van a dar información muy valiosa sobre la repercusión que el acontecimiento está teniendo. Tweet Binder es una de las herramientas más recomendadas, ya que te ofrece la posibilidad de realizar un amplio informe de hasta 2.000 tuits desglosados en porcentajes de tuits originales, respuestas, retuits y tuits con enlaces o fotos. Es considerada una de las herramientas estadísticas más completas y mejor posicionadas en este sector.

En cuanto a la audiencia, Binder contabiliza el número de usuarios únicos alcanzados y el número de impresiones conseguidas. Además, podemos visualizar el número total de participantes, media de followers por participante, media de tuits por participante, ranking de participantes más activos, más populares, de mayor impacto y que mayor número de tuits originales ha emitido.